مدیریت بهینه تیم‌های کاری در دوران فاصله‌گذاری اجتماعی

ویروس کرونا و سیاست‌های فاصله‌گذاری اجتماعی هنوز ادامه دارد و مدیران باید به‌دنبال راهکارهای کاربردی برای هماهنگی بیشتر بین اعضای تیم‌های خود باشند.

محیط کار در دوران شیوع ویروس کرونا و اجرای سیاست‌هایی همچون قرنطینه‌ی خانگی و فاصله‌گذاری اجتماعی، به‌کلی متحول شده است. تغییر و تحولی که در چند ماه گذشته در ساختارهای کسب‌وکاری شاهد بودیم، شاید در تاریخ بی‌سابقه باشد که بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها را به تغییر روش فعالیت مجبور کرد. به‌هرحال در ماه‌های گذشته، سازمان‌های فعال در انواع صنایع در جهان، میلیون‌ها کارمند خود را به خانه فرستاده‌اند تا بیشتر از شیوع ویروس کرونا و بیماری کووید ۱۹ جلوگیری کنند. چنین رویکردی باعث شد تا مدیران بدون هیچ‌گونه آمادگی، با سرعت بسیار زیاد وارد سبک جدیدی از مدیریت شوند و کارمندان و اعضای خود را از راه دور سازمان‌دهی کنند.

در دوران قرنطینه و نبود ارتباط رودررو با همکاران، مدیریت شخصی هم مشکلات بسیاری به‌همراه دارد. درواقع، سازوکارهای مرسوم کسب‌وکار از بین رفته‌اند و دیگر نمی‌توان به‌راحتی کارها را مانند گذشته انجام داد. به‌هرحال ساختار کنونی، مدیران را مجبور می‌کند تا با روش‌ها و رویکردهای جدیدی فعالیت خود را ادامه دهند. ازآنجاکه بسیاری از مدیران، خصوصا در سازمان‌های سنتی، با چنین سبکی از مدیریت آشنا نیستند، اطلاع از برخی روش‌های کاربردی می‌تواند برای آن‌ها مفید واقع شود.

افزایش فشار در شرایط کنونی، نبود قطعیت درباره‌ی آینده‌ی کسب‌وکار و احساس کلی تعلق‌نداشتن به مکانی خاص، همگی فعالیت را برای مدیران و اعضای تیم‌ها دشوار می‌کند. درواقع در شرایط قرنطینه، هریک از جنبه‌های وظیفه‌ی مدیریتی چندبرابر می‌شود و به دقت و فعالیت بیشتر نیاز دارد. از تغییرات اساسی و الزامی، می‌توان به تغییر نگرش درباره‌ی انجام وظایف اشاره کرد. درواقع در وضعیت کنونی، اتمام یک وظیفه یا پروژه شاید با وضعیت اتمام در وضعیت عادی یکسان نباشد. به‌هرحال بازهم تأکید می‌کنیم باید ساختار مدیریت خود را با وضعیت کنونی وفق دهید.

همان‌طورکه گفته شد، بسیاری از مدیران تجربه‌ی مدیریت کارمندان را از راه دور ندارند و بقیه نیز با وجود داشتن تجربه‌ی دورکاری، وضعیت بحرانی مانند وضعیت کنونی را تجربه نکرده‌اند. در مطلب حاضر، راهکارهایی عملی را پیشنهاد می‌دهیم که علاوه‌بر مدیریت بهینه‌ی کارمندان، قرارگرفتن دائمی آن‌ها در چرخه‌ی یادگیری و حفظ سلامت روانی را نیز به‌همراه دارد.

بازتعریف انتظارها

اکثر تیم‌ها ارتباط اجتماعی در داخل خود دارند و فعالیت و استانداردسازی وظایف به‌صورت هماهنگ و هم‌زمان، جزو هویت آن‌ها محسوب می‌شود. آن‌ها درکنار یکدیگر کار می‌کنند و در دفتری ثابت و مشترک قرار دارند. درمجموع، وضعیت کاری همه‌ی اعضا با یکدیگر برابر است و زمان‌بندی یکسانی برای انجام کارها دارند. در وضعیت قرنطینه‌ی خانگی، مدیران باید تیم خود را به‌ نحوی مسیردهی کنند که برای کارکردن در زمان‌های غیربرابر و شخصی‌سازی وضعیت آماده شوند.

برای تغییر سازوکار فعالیت در دوران قرنطینه، بهترین رویکرد تغییر تعریف از انتظارها است. درواقع، مدیران باید ساختارهای قبلی از زمان و نحوه‌ی اتمام وظایف را کنار بگذارند. اعضای تیم باید خودشان شرایط کاری و اتمام وظایف را مشخص کنند؛ به‌گونه‌ای که با وضعیت قرنطینه‌ی خانگی هماهنگی داشته باشد. درمجموع، برای وضعیت کنونی باید بیشتر روی نتیجه‌ی کار کارمندان متمرکز باشید و دیگر ساختارها را موقتا کنار بگذارید.

ارتباط مداوم و منظم

نتایج تحقیقات متعدد نشان می‌دهد ارتباط‌‌هایی با طول زمانی کوتاه و دوره‌ی مداوم و منظم، تأثیر بیشتری روی ساختن و نگه‌داری تعامل‌های اخلاقی بین اعضای تیم دارد. برای حفظ ارتباط منظم با افراد، پیام‌‌های کوتاه و منظم را فراموش نکنید. پیامی کوتاه یا حتی احوال‌پرسی می‌تواند نشانه‌ای از ارتباط مداوم شما با اعضای گروه باشد.

ارتباط مداوم باعث می‌شود تا کارمندان از ساختار کاری خارج نشوند. جلسه‌های منظم روزانه در زمان مشخص هم از راهکارهای کاربردی در این زمینه محسوب می‌شود. از همه‌ی اعضا بخواهید در جلسه‌ها حضور داشته باشند و حواس خود را روی موضوعات روزانه متمرکز کنند. پیش‌از‌آن هم تمامی زیرساخت‌ها و ابزارهای لازم را برای ارتباط مناسب برای همه‌ی اعضا آماده کنید.

یادگیری مداوم و کوتاه

فرایند یادگیری اعضای تیم نباید در دوران قرنطینه‌ی خانگی متوقف شود. البته به‌دلیل وضعیت بحرانی کنونی، می‌توان بیشتر روی یادگیری خُرد (Microlearning) متمرکز شد. به‌عنوان مثال، می‌توانید موضوع‌های آموزشی را در جلسه‌های ۵ تا ۱۰ دقیقه‌ای به اطلاع اعضای هدف برسانید تا علاوه‌بر حفظ چرخه‌ی یادگیری، محتوا به‌صورتی جذاب دراختیار اعضا قرار بگیرد.

آموزش‌های کوتاه می‌تواند مواردی همچون ابزارها و رفتارها و مهارت‌های خاص را هدف قرار دهد. فرایند یادگیری را بین اعضای گروه تقسیم کنید و انتخاب موضوع‌ها را هم بیشتر برعهده‌ی خودشان بگذارید. پیشنهاد می‌شود آموزش‌های عمومی را هم در جلسه‌های عمومی با همه‌ی اعضا برگزار کنید.

پشتیبانی و حمایت متقابل بین اعضا

بررسی نیازهای همه‌ی اعضای تیم قطعا از عهده و توان مدیر خارج خواهد بود. در چنین وضعیتی، می‌توانید مسئولیت پیگیری و تقسیم وظایف را بین اعضای گوناگون تقسیم کنید. برای اجرای بهتر، گروه را به زیرمجموعه‌های دونفره تقسیم کنید که هرکدام حمایت و مربیگری دیگری را برعهده گیرند.

تقسیم وظایف مدیریتی و حمایت متقابل لایه‌ای ثانویه از پشتیبانی را بین اعضا ایجاد می‌کند که بیش از همه، مشکل احساس ایزوله‌بودن را برای افراد از بین می‌برد. به‌علاوه، ساختار مذکور به افراد کمک می‌کند مهارت‌های رهبری را نیز به‌مرور بیاموزند که در دوران پس از بحران، بسیار کاربردی خواهد بود.

درک و تفسیر ارتباط غیرحضوری

وقتی با اعضای گروه در محیطی مشترک و رودررو قرار نداشته باشید، درک احساسات آن‌ها دشوار می‌شود. در چنین حالتی، دیگر نمی‌توانید از روی داده‌های غیرکلامی و زبان بدن منظور طرف مقابل را به‌خوبی درک کنید. درواقع، اکنون صدا و تصویر و پیام‌های متنی، تنها راه‌های ارتباطی هستند و باید راهی برای درک و تفسیر بهتر آن‌ها پیدا کنید.

در ارتباط‌های از راه دور، باید به‌دنبال الگوهای مشترک باشید تا منظور و مفهوم مدنظر مخاطب را درک کنید. به‌عنوان مثال در ارتباط‌های متنی، به‌دنبال الگوی مشترک در پیام‌ها باشید. در ارتباط‌های صوتی، سرعت، حجم صدا، گام صدا و تغییر لحن را درک کنید. در ارتباط‌های ویدئویی هم کار راحت‌تری در پیش دارید و می‌توانید به زبان بدن مخاطب دقت کنید. همه‌ی این علامت‌ها، نشان‌دهنده‌ی احساسات خاصی هستند که باید در ارتباط با اعضای تیم درک شود. اگر شناخت کافی از اعضای تیم داشته باشید، تغییر در هریک از عوامل نشان‌دهنده‌ی نیاز آن‌ها به پشتیبانی بیشتر خواهد بود.

خوش‌بینی و دورکردن ترس

خوش‌بینی رفتاری مسری به‌شمار می‌رود. مدیرانی که امیدواری به آینده و اعتماد به رخدادهای پیش‌ رو را بین اعضای تیم خود گسترش دهند، به‌نوعی هدف و معنا را به آن‌ها تزریق می‌کنند. چنین رویکردهایی خصوصا در وضعیت استرس‌زای کنونی الزامی محسوب می‌شود. درکنار همه‌ی این موارد، شوخ‌طبعی و انرژی مثبت را در ارتباط با اعضای تیم فراموش نکنید.

ترس مانع بزرگی بر سر راه انگیزه و خلاقیت و تعهد است. در ارتباط‌های پیامی و صوتی و ویدئویی، هرگونه ترس و نگرانی از آینده را در رفتار اعضای تیم شناسایی کنید و به‌دنبال برطرف‌کردن آن‌ها باشید. درنهایت، فراموش نکنید محدودیت یکی از موتورهای محرکه‌ی خلاقیت محسوب می‌شود. از اعضای تیم بخواهید در وضعیت کنونی و محدودیت قرنطینه، روش‌هایی برای خلاقیت و نوآوری بیشتر پیدا کنند و ایده‌های جدید را با شما در میان بگذارند.

به‌روزرسانی منظم اطلاعات

وقتی کارمندان از اخبار و رخدادهای پویا در شرکت باخبر نباشند، احساس توقف و پیشرفت‌نکردن پیدا می‌کنند. در چنین وضعیتی، ارتباط عمیق و اطلاع‌رسانی درباره‌ی تغییرهای استراتژیک و رویکردی، نشان‌دهنده‌ی زنده‌بودن کسب‌وکار شما است. حتی وقتی خبر خاصی درباره‌ی توسعه‌ی کسب‌وکار ندارید، با اعضا در ارتباط باشید و به آن‌ها اطلاع‌رسانی کنید تا از هرگونه احساس تنهایی دور شوند.

شفاف‌سازی در دوران بحران، یکی از ابزارهای الزامی ارتباطی محسوب می‌شود. به‌روزرسانی منظم اطلاعات و رخدادها نشان می‌دهد باوجود دوربودن از اعضای تیم، به تک‌تک آن‌ها اهمیت می‌دهید. درمجموع، ارتباط مداوم نشان می‌دهد ایمان و یک‌دلی زیادی با تمامی اعضای تیم احساس می‌کنید.

تنظیم مداوم سطح استرس و تعهد

برای تمامی اعضای تیم به‌روشنی مشخص کنید سلامت آن‌ها در اولویت قرار دارد. در دوره‌های زمانی مشخص، از هریک از اعضای تیم بخواهید استرس و تعامل و علاقه‌مندی به کار را برایتان شرح دهند. علاوه‌بر‌آن، میانگین هر دو عامل را بین همه‌ی اعضای تیم اندازه‌گیری کنید تا به جمع‌بندی کاملی برسید. درصورت تغییر شدید یا خارج‌شدن عوامل از محدوده‌ی عادی، تمرکز خود را به رفع مشکلات تیم معطوف کنید.

درنهایت، فراموش نکنید انسان‌ها ذاتا موجوداتی اجتماعی هستند و از سال‌ها پیش این خصوصیت را در خود حفظ کرده‌اند. حتی در وضعیت قرنطینه و فاصله‌گذاری اجتماعی، احساس تعلق‌داشتن به گروه و جامعه و تأثیرگذاربودن، اهمیت زیادی در سلامت روانی و موفقیت شغلی افراد دارد. وقتی چنین مواردی را در تیم جاری و از آن‌ها محافظت کنید،‌ بیش از همه به انسانیت افراد احترام گذاشته‌اید که نتایجی عالی در طولانی‌مدت خواهد داشت.